Como tornar a automação de processos uma realidade

jul 19, 2022 | CAMUNDA, Inovação, Transformação Digital

São muitos os benefícios da automação de processos, mas é preciso um planejamento cuidadoso para garantir uma implementação adequada. Organizações que entenderam a cultura de automação já estão alcançando 389% de ROI com as ferramentas certas.  

Não é mais um diferencial operacional ou financeiro ser um adotante de tecnologia. Não é por acaso que o Head de TI da KPMG disse recentemente que “toda indústria quer se associar com tecnologia hoje em dia”. Atualmente, 92% dos tomadores de decisão em empresas citam a automação de processos como um fator crucial de transformação digital em seus negócios¹. 

Processos de negócios costumam ser o elemento mais crítico para o sucesso de uma empresa. A Amazon, por exemplo, impactou todos os mercados em que entrou simplesmente criando uma melhor experiência do usuário por meio do processo de automação em seus fluxos. Quando as concorrentes sofreram as consequências, entenderam a mensagem – e agora estão tendo que correr atrás. Mas é preciso ter cuidado. Muitas organizações tentam implementar a automação sem realizar o devido planejamento, e o que era para ser um investimento importante acaba se tornando apenas custo.  

Neste artigo, listamos 5 dicas que irão ajudar a tornar a automação de processos uma realidade na sua empresa, para que sua organização consiga se transformar digitalmente com processos orquestrados e automatizados.

1 – Tenha urgência, mas não pule etapas em automação de processos. Você pode começar com um projeto piloto e uma prova de conceito 

Muitas organizações têm encontrado dificuldades em implementar a automação – o que é normal, visto que os fluxos de cada empresa tendem a variar em complexidade dependendo de seus segmentos. Afinal, transformações levam tempo e exigem esforços acima da média. Não há como implementá-las da noite para o dia. Embora muitos líderes de negócio queiram automatizar processos, eles ficam intimidados com o desafio, já que o tamanho, a complexidade e as relações entre as tarefas de suas organizações tendem a ser, de fato, desafiadores.  

Por isso nossa dica é que você contrate empresas de automação de processos que demonstrem interesse em entregar resultados de negócio, não apenas em implementar tecnologia, e deixe que apresentem uma POC (proof of concept – prova de conceito). As metas de automação de processos podem e devem ser ambiciosas, mas não precisam ser alcançadas de uma só vez.  

Comece com um projeto piloto. Quando você tiver uma boa noção do impacto positivo, concentre-se em um projeto mais amplo, com escopo realista e projetado para agregar valor comercial – isso é importante: nunca perca de vista o quanto de valor agregado as automações estão gerando na sua empresa. A partir daí, você pode passar para transformações em maior escala, incorporando equipes maiores e automações mais complexas. 

2 – Torne a automação de processos uma prioridade na organização

É necessário enxergar automação de processos como algo que não apenas é “bom para a empresa”, mas necessária. No entanto, esse processo de automação não deve ser feito às pressas. Um estudo emitido pela Camunda (uma das mais eficientes ferramentas de automação de processos do mundo) realizado em 2022, revelou números surpreendentes – empresas que implementaram adequadamente a plataforma de automação de processos conseguiram até 389% de ROI. Um resultado desse jamais seria alcançado sem o planejamento necessário e sem a escolha certeira das melhores práticas, ferramentas e profissionais capacitados. Para entender como sua empresa pode alcançar esse tipo de resultado, clique aqui. 

Nesse mesmo estudo, empresas que investem em automação de processos revelaram que seus esforços foram aplicados a diversas iniciativas, tais como impulsionar um melhor atendimento ao cliente, consolidar transformação digital para aumentar o nível de maturidade digital dos negócios, reduzir erros (reduzindo custos) e fornecer melhor capacidade de visualização e rastreamento para governança e conformidade, entre muitas outras.

3 – Para alcançar os benefícios da automação de processos, os líderes de TI e de negócios precisam convergir

É verdade que a colaboração entre negócios e TI tem melhorado aos poucos nos últimos anos, mas muitos ainda a consideram um dos maiores impedimentos para a transformação dos negócios. Não há escapatória: líderes de negócios e de TI precisam estar alinhados e colaborativos para que a automação de processos seja eficaz. Um desafio é que, na maioria dos casos, as partes interessadas de TI e de negócios não falam a mesma língua, por assim dizer. Por exemplo: um stakeholder de negócios pode estar preocupado se um processo voltado para o cliente está funcionando bem, enquanto um líder de TI dará mais atenção ao trabalho envolvido com a implementação técnica.  

Neste caso, nossa dica é começar com o aumento da visibilidade dos processos, através do mapeamento, para tentar aproximar os dois lados e entrar em um consenso que seja benéfico para a empresa, não apenas para seus setores. Ao visualizar e modelar processos em diagramas de fluxograma (recomendamos o padrão BPMN), ambas as equipes podem entender como os processos funcionam. Os líderes de negócio podem fazer mudanças de alto nível, enquanto a equipe técnica de TI pode usar essa especificação para implementar a automação dos processos através de ferramentas como Camunda e outras.

4 – Encontre parceiros de TI capacitados e certificados em plataformas eficientes e modernas de automação de processos

Tornar a automação de processos uma realidade no seu negócio exige um conhecimento aprofundado de tecnologia, mas isso não é tudo. Também é necessária uma expertise ampla em negócios e uma alta capacidade de unir ferramentas de automação às melhores práticas, aplicadas por profissionais de alta performance que possuam experiência nessa área.  

Dessa forma, esta dica é que você procure por empresas que sejam certificadas em plataformas eficientes e modernas de automação de processos e que possuam equipes com profissionais qualificados nessa área, sendo capazes de fornecer squads com esses tech experts de forma ágil, com foco no seu core business.

5 – Substitua sistemas legados de forma gradual

Segundo o estudo citado no começo deste artigo, oito em cada dez decisores em empresas relataram que sistemas, tecnologias e processos legados dificultam consideravelmente o atingimento das metas. Não há surpresa nenhuma nisso. Sistemas legados são inflexíveis e costumam ser limitados. Muitas empresas compreendem que precisam substituí-los, mas às vezes esse objetivo torna-se caro, já que construir uma nova solução do zero leva certo tempo e demanda tecnologia moderna. 

Por isso, a substituição gradual é o melhor caminho. É possível substituir sistemas legados por um BPMS (Business Process Management System – Sistema de Gestão de Processos de Negócio). O mercado vem provando que a maneira mais ágil de contornar os obstáculos criados pelos sistemas legados é substituí-los por outra solução – mas isso não precisa ser imediato, de modo que pode ser feito gradualmente para tecnologias de código aberto e modernas que aproveitam microsserviços e APIs abertas.  

Para automatizar todos os seus processos de ponta a ponta, é preciso começar com as operações mais urgentes primeiro, sem eliminar imediatamente a tecnologia herdada crítica para os negócios. É possível fazer isso orquestrando várias automações de processos locais, até mesmo usando bots de RPA (automação de processos robóticos, ou, melhor dizendo: automação de tarefas).

Concluindo: a automação de processos está ganhando força nas organizações atualmente, mas muitas só enxergam valor em automação quando percebem que as concorrentes já começaram a automatizar seus processos. Assim, começam a corrida sempre atrasados. Se você quer que sua empresa cresça de forma escalável, com estabilidade e altos índices de ROI, é preciso adotar uma cultura de automação focada nos negócios o quanto antes. 

Na NTConsult, temos 19 anos de experiência no mercado de soluções digitais, com clientes em 8 países. Além de toda nossa história desenvolvendo sistemas customizados para empresas de todos os mercados, somos destaque no cenário de automação, ajudando organizações a automatizarem seus processos e se transformarem digitalmente. Montamos equipes ágeis, de alta performance em tecnologia e gerenciadas por especialistas no core business de nossos clientes. Além disso, temos equipes experientes em diversas plataformas de automação. Uma delas, citada neste artigo, é a Camunda, considerada uma das ferramentas mais modernas e ágeis, na qual conquistamos o mais alto nível de parceria – Camunda Platinum Partner – e o prêmio de Camunda Partner of the Year nas Américas. Estamos implementando Camunda em diversos clientes ao redor do mundo, garantindo cases de sucesso que impulsionam os negócios.  

Para entender como estamos entregando os benefícios da automação de processos utilizando Camunda e ajudando empresas e escalarem seus negócios, clique aqui.  

Você se identificou com algum dos pontos abordados neste conteúdo? Entre em contato com a gente no nosso rápido formulário ao final desta página. Queremos saber como está sua jornada de automação de processos e transformação digital – estamos sempre à disposição para ajudar empresas a potencializarem seus resultados.

Se você curtiu o conteúdo, talvez também se interesse por algum dos nossos posts relacionados aqui em nossos insights.  

Já fica a dica também para conhecer mais sobre nós:   

Autor: Philippe Alencar

Sobre: redator e analista de inteligência de mercado, graduado em Administração com especializações em Marketing e Governança de TI, atuando há 10 anos na área de soluções digitais.

Referência 1: https://www.spiceworks.com/tech/innovation/guest-article/moving-the-needle-on-process-automation/  

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